Episode 4, en avant vers la réouverture. #BibioCovid19
Bonjour,
Aujourd'hui se tiendra le quatrième épisode du séminaire sur les bibliothèques en temps de crise, et particulièrement dans ce temps de Covid 19. Le séminaire vise normalement à proposer des concepts pour repenser l'action et le rôle de la bibliothèque pendant cette crise, et en vérité en profiter pour ces actions et rôles en général.
L'annonce de la réouverture des bibliothèques dès le 11 mai bouscule un peu ce projet et nous a amené à faire le choix de faire un épisode spécial réouverture, sans travail sur les concepts, mais bien au contraire avec des échanges sur les solutions d'organisation trouvées.
Changement de projet et donc changement d'organisation. Habituellement, je conçois l'atelier seule en fonction des concepts sur lesquels j'ai envie de réfléchir et dont j'estime qu'ils ne reçoivent pas toute l'attention méritée. Puis j'envoie les infos à l'équipe d'animation, qui sympathiquement met ça en place dans les ateliers simultanés. La préparation de l'atelier d'aujourd'hui s'est faite différemment : collectivement. J'ai proposé quelques pistes de travail, que nous avons revues et corrigées ensemble, dans notre discord d'animation. Pourquoi ce passage au collectif, d'abord parce que les animateurs et animatrices travaillent en bibliothèque (à trois exceptions près qui sont enseignantes ou formatrices), ce qui n'est pas mon cas. Ensuite, comme je l'ai dit parce que je n'ai pas un regard spécifique à apporter sur la méthode à suivre pour faire un PRA, alors que j'essaye d'avoir un regard spécifique dans mes recherches sur la manière dont on conçoit l'espace public, l'exclusion, les services, etc. dans les bibliothèques. Bref, ici pas d'hospitalité numérique à appréhender, pas de continuum de vulnérabilité à se représenter, pas d'enquête dans laquelle s'engager.
Et donc, notre travail nous a conduit à préparer un atelier en 3 temps :
Nous avons eu 75% de réponses de bibliothèques de moins de 10 agents (35.8%) et de bibliothèques de 10 à 50 agents (37.4%), puis 25 % de réponses de bibliothèques supérieures à 50 agents (14.9% pour les 50 à 100 agents et 11.9% pour les + de 100 agents).
La première question du sondage concernant la réouverture vise à savoir dans quel calendrier les bibliothèques vont réouvrir leurs sites, services, offres, etc. On ne s'intéresse pas ici aux formes et aux modalités, ce qui fera l'objet de l'atelier lui-même, mais vraiment à la réouverture, donc aux dates de reprises. Nous avons considéré 4 niveaux de reprise : celle du personnel, celle qui a trait aux collections, celle qui est liée au bâtiment, et celle qui est liée aux animations et accueil de groupes. 6 questions ont dont été posées :
Il a été difficile de choisir l'écart entre les dates : d'abord parce que les collègues ne savent souvent pas exactement la date de reprise et ensuite parce que je ne maîtrise pas assez bien l'outil de questionnaire pour faire quelque chose de plus fin. Au final, nous avons donc proposé 5 choix :
Nous avons eu quelques retours de collègues qui nous disent avoir coché dès le 11 mai, quand ils reprennent une de ces activités le 19 mai, par exemple. C'est évidemment une des limites d'une échelle aussi large.
Voici les résultats sous forme d'image :
La première chose à dire c'est que pour une grande partie des collègues, c'est encore le flou sur les dates de reprise. 132 collègues sur 487 ne savent pas quand ils reprennent, 178 la date de retour des documents empruntés, 191 la reprise des prêts, 258 le retour des usagers dans le bâtiment, etc. La certitude de la date de reprise du personnel est au même taux (60%) que l'incertitude sur les dates d'ouverture des locaux aux usagers, de reprise des animations ou des accueils de groupe. A cela plusieurs explications dont certaines nous ont été communiquées par mail : des plans de reprises d'activité proposés mais en attente de validation, des plans de reprise d'activité encore en cours de préparation, ou des collègues qui tout simplement ne sont pas dans le circuit de décision-validation et attendent des informations de leur direction.
En se concentrant sur les réponses données, hors les réponses de ceux qui ne savent pas, il ressort que les préconisations de reprise par étape des associations semblent avoir été entendues. De fait, on constate 3 phases : la reprise du personnel principalement en mai, la reprise concernant les collections avant la mi juin, la reprise des animations et accueils pour septembre. Le retour des usagers dans les locaux est en revanche moins inscrit dans une étape et se partage entre toutes les dates. Encore une fois, il faut bien voir que plus de 50% des répondants ne savent pas ce qu'il se passera pour les 2 niveaux de reprise concernant l'ouverture des locaux et les animations-accueils de groupe.
Pour compléter ces informations sur les incertitudes, nous avons posé deux questions :
A la première question, nous avons 248 réponses positives, 147 négatives et 95 "ne sait pas encore", comme le montre le tableau ci-dessous. Les 95 participants sont a priori des collègues qui n'ont pas reçu d'information de leur direction sur ce sujet. A noter qu'à 6 jours de la reprise, cela peut-être un peu inquiétant pour les équipes. Pour les 395 autres (soit 80% des répondants), 2/3 ont reçu des directives, 1/3 n'en ont pas reçu à la date d'hier.
D'après les compléments reçus par mail ou glanés sur Facebook et Twitter, ces directives concernent en général la réouverture des locaux pour le personnel et l'ouverture au public, sans précisions sur la reprise des services, ce qui paraît plutôt normal puisque cela relève de l'expertise des professionnels, dans le cadre du PRA (plan de reprise d'activité). Pour d'autres au contraire les directives imposent des cadres plus contraints tels que les modalités des services (ce qu'on appelle le drive/click and collect/etc.) ou la mise à disposition des personnels dans d'autres services (comme les écoles). Pour ce qui est de la réouverture du public, les directives données par les tutelles offrent la même variété que les directives des municipalités concernant la reprise de l'école, et on trouve aussi bien des municipalités qui imposent aux bibliothèques de réouvrir au public dès le 12 mai, que d'autres qui demandent la reprise des prêts et retours sans imposer la réouverture des sites. Le détail de tout cela sera discuté pendant l'atelier. Ceci n'est que préparatoire.
La deuxième question concernait la rédaction des PRA. La répartition est moins tranchée que pour la question précédente et nous avons 196 réponses positives, 178 négatives et 118 "ne sait pas encore", comme le montre le tableau ci-dessous.
La rédaction des PRA n'indique pas forcément que ces établissements sont prêts pour une ouverture totale, elle montre juste la prise en main par les collègues de cet outil. Le PRA peut avoir plusieurs versions : celle qui concerne d'abord la reprise du travail du personnel et annonce des dates clés pour la reprise des autres activités sans en préciser les conditions, faute d'avoir d'abord réinvesti les locaux et observé ce qui pouvait être organisé. Par ailleurs, la rédaction d'un PRA ne signifie pas que celui-ci a été validé par la tutelle, et nous avons eu plusieurs témoignages par mail de collègues qui ont rédigé un PRA, mais que la tutelle n'a soit pas validé, soit pas attendu pour prendre une décision concernant notamment la réouverture des locaux au public le 12 mai. Il y a certainement un double travail à mener pour maîtriser l'outil qu'est le PRA et son circuit, et pour faire reconnaître l'expertise des bibliothécaires sur ce type de décision.
Nous avons arrêté le sondage là, juste pour avoir quelques éléments introductifs pour l'atelier de cet après-midi. Note : à la fin de la rédaction de cet article, le nombre de participations au sondage a augmenté, mais les taux de réponses restent les mêmes.
Ceci a permis de faire ressortir 3 grands ensembles de questions qui concernent non seulement la reprise des activités sur site, mais également la poursuite des activités commencées pendant la confinement. Les questions n'ont rien d'exceptionnel et il en manque certainement, mais elles constituent un cadre de départ pour les échanges qui auront lieu dans les sous-groupes.
L'objectif de l'atelier sera de voir la diversité des propositions concrètes faites en réponse à ces questions par les bibliothécaires participants, et comme toujours d'en souligner les conditions qui facilitent ces propositions ou qui au contraire les fragilisent. Et bien sûr, il ne s'agira pas de discuter de la justesse des solutions des uns et des autres, mais d'avoir un panorama des différentes propositions possibles pour un même problème.
Comme à chaque fois, une synthèse sera faite. Comme à chaque fois, cette synthèse ne sera pas un guide pratique pour la réouverture, mais plutôt un état des réflexions des bibliothécaires participants à cet atelier, à un instant I à savoir 5 jours avant le déconfinement.
Merci de votre attention et à tout à l'heure pour le quatrième épisode de ce séminaire.
Raphaëlle
Aujourd'hui se tiendra le quatrième épisode du séminaire sur les bibliothèques en temps de crise, et particulièrement dans ce temps de Covid 19. Le séminaire vise normalement à proposer des concepts pour repenser l'action et le rôle de la bibliothèque pendant cette crise, et en vérité en profiter pour ces actions et rôles en général.
L'annonce de la réouverture des bibliothèques dès le 11 mai bouscule un peu ce projet et nous a amené à faire le choix de faire un épisode spécial réouverture, sans travail sur les concepts, mais bien au contraire avec des échanges sur les solutions d'organisation trouvées.
Changement de projet et donc changement d'organisation. Habituellement, je conçois l'atelier seule en fonction des concepts sur lesquels j'ai envie de réfléchir et dont j'estime qu'ils ne reçoivent pas toute l'attention méritée. Puis j'envoie les infos à l'équipe d'animation, qui sympathiquement met ça en place dans les ateliers simultanés. La préparation de l'atelier d'aujourd'hui s'est faite différemment : collectivement. J'ai proposé quelques pistes de travail, que nous avons revues et corrigées ensemble, dans notre discord d'animation. Pourquoi ce passage au collectif, d'abord parce que les animateurs et animatrices travaillent en bibliothèque (à trois exceptions près qui sont enseignantes ou formatrices), ce qui n'est pas mon cas. Ensuite, comme je l'ai dit parce que je n'ai pas un regard spécifique à apporter sur la méthode à suivre pour faire un PRA, alors que j'essaye d'avoir un regard spécifique dans mes recherches sur la manière dont on conçoit l'espace public, l'exclusion, les services, etc. dans les bibliothèques. Bref, ici pas d'hospitalité numérique à appréhender, pas de continuum de vulnérabilité à se représenter, pas d'enquête dans laquelle s'engager.
Et donc, notre travail nous a conduit à préparer un atelier en 3 temps :
Temps 1 : un sondage
Pour préparer l'épisode d'aujourd'hui, nous avons donc proposé aux inscrits de répondre à un mini-sondage avec 3 questions relatives à la préparation de l'ouverture. Nous avons reçu au moment de l'écriture de l'article 487 réponses. Pour préciser, on a demandé aux collègues la taille de leurs établissements. Petite précision, je vais mettre en suivant des images de tableau et graphique des résultats du sondage. Pour les personnes qui ne peuvent les lire, je vais redonner tout ou partie des chiffres qui sont exposés. Ce sera redondant pour les autres, mais il me semble que c'est important pour certains de nos collègues. |
| Tableau et graphique des réponses à la question concernant la taille de l'établissement des répondants. |
Nous avons eu 75% de réponses de bibliothèques de moins de 10 agents (35.8%) et de bibliothèques de 10 à 50 agents (37.4%), puis 25 % de réponses de bibliothèques supérieures à 50 agents (14.9% pour les 50 à 100 agents et 11.9% pour les + de 100 agents).
La première question du sondage concernant la réouverture vise à savoir dans quel calendrier les bibliothèques vont réouvrir leurs sites, services, offres, etc. On ne s'intéresse pas ici aux formes et aux modalités, ce qui fera l'objet de l'atelier lui-même, mais vraiment à la réouverture, donc aux dates de reprises. Nous avons considéré 4 niveaux de reprise : celle du personnel, celle qui a trait aux collections, celle qui est liée au bâtiment, et celle qui est liée aux animations et accueil de groupes. 6 questions ont dont été posées :
- Reprise du travail sur le site par le personnel
- Retour des ouvrages empruntés avant le confinement
- Reprise des prêts (quelle qu'en soit la modalité)
- Reprise de l'accueil des usagers dans le bâtiment
- Reprise des animations in situ ou hors les murs
- Reprise des accueils de groupes dans la bibliothèque
Nous n'avons pas posé de questions sur la poursuite des activités engagées pendant le confinement, et notamment la médiation numérique, l'ouverture de certains accès, etc. parce que ce sera plutôt proposé à la discussion dans l'atelier.
Il a été difficile de choisir l'écart entre les dates : d'abord parce que les collègues ne savent souvent pas exactement la date de reprise et ensuite parce que je ne maîtrise pas assez bien l'outil de questionnaire pour faire quelque chose de plus fin. Au final, nous avons donc proposé 5 choix :
- dès le 11 mai,
- vers début juin,
- pendant l'été,
- pas avant septembre
- ne sait pas encore.
Nous avons eu quelques retours de collègues qui nous disent avoir coché dès le 11 mai, quand ils reprennent une de ces activités le 19 mai, par exemple. C'est évidemment une des limites d'une échelle aussi large.
Voici les résultats sous forme d'image :
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| Tableau et graphique des réponses aux questions concernant les dates de reprise d'activité |
La première chose à dire c'est que pour une grande partie des collègues, c'est encore le flou sur les dates de reprise. 132 collègues sur 487 ne savent pas quand ils reprennent, 178 la date de retour des documents empruntés, 191 la reprise des prêts, 258 le retour des usagers dans le bâtiment, etc. La certitude de la date de reprise du personnel est au même taux (60%) que l'incertitude sur les dates d'ouverture des locaux aux usagers, de reprise des animations ou des accueils de groupe. A cela plusieurs explications dont certaines nous ont été communiquées par mail : des plans de reprises d'activité proposés mais en attente de validation, des plans de reprise d'activité encore en cours de préparation, ou des collègues qui tout simplement ne sont pas dans le circuit de décision-validation et attendent des informations de leur direction.
En se concentrant sur les réponses données, hors les réponses de ceux qui ne savent pas, il ressort que les préconisations de reprise par étape des associations semblent avoir été entendues. De fait, on constate 3 phases : la reprise du personnel principalement en mai, la reprise concernant les collections avant la mi juin, la reprise des animations et accueils pour septembre. Le retour des usagers dans les locaux est en revanche moins inscrit dans une étape et se partage entre toutes les dates. Encore une fois, il faut bien voir que plus de 50% des répondants ne savent pas ce qu'il se passera pour les 2 niveaux de reprise concernant l'ouverture des locaux et les animations-accueils de groupe.
Pour compléter ces informations sur les incertitudes, nous avons posé deux questions :
- Est-ce que vous avez reçu des directives de votre tutelle ?
- Est-ce que le plan de reprise d'activité est déjà rédigé ?
A la première question, nous avons 248 réponses positives, 147 négatives et 95 "ne sait pas encore", comme le montre le tableau ci-dessous. Les 95 participants sont a priori des collègues qui n'ont pas reçu d'information de leur direction sur ce sujet. A noter qu'à 6 jours de la reprise, cela peut-être un peu inquiétant pour les équipes. Pour les 395 autres (soit 80% des répondants), 2/3 ont reçu des directives, 1/3 n'en ont pas reçu à la date d'hier.
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| Tableau et graphique des réponses aux questions concernant les directives de la tutelle |
D'après les compléments reçus par mail ou glanés sur Facebook et Twitter, ces directives concernent en général la réouverture des locaux pour le personnel et l'ouverture au public, sans précisions sur la reprise des services, ce qui paraît plutôt normal puisque cela relève de l'expertise des professionnels, dans le cadre du PRA (plan de reprise d'activité). Pour d'autres au contraire les directives imposent des cadres plus contraints tels que les modalités des services (ce qu'on appelle le drive/click and collect/etc.) ou la mise à disposition des personnels dans d'autres services (comme les écoles). Pour ce qui est de la réouverture du public, les directives données par les tutelles offrent la même variété que les directives des municipalités concernant la reprise de l'école, et on trouve aussi bien des municipalités qui imposent aux bibliothèques de réouvrir au public dès le 12 mai, que d'autres qui demandent la reprise des prêts et retours sans imposer la réouverture des sites. Le détail de tout cela sera discuté pendant l'atelier. Ceci n'est que préparatoire.
La deuxième question concernait la rédaction des PRA. La répartition est moins tranchée que pour la question précédente et nous avons 196 réponses positives, 178 négatives et 118 "ne sait pas encore", comme le montre le tableau ci-dessous.
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| Tableau et graphique des réponses aux questions concernant la rédaction des plans de reprise d'activité |
Nous avons arrêté le sondage là, juste pour avoir quelques éléments introductifs pour l'atelier de cet après-midi. Note : à la fin de la rédaction de cet article, le nombre de participations au sondage a augmenté, mais les taux de réponses restent les mêmes.
Temps 2 : l'atelier
L'atelier se fera comme d'habitude en 2 temps : d'abord un échange en groupe sur 3 questions relatives à la mise en oeuvre de la reprise des activités : les freins, les facilitateurs et l'impact sur l'image de la bibliothèque ; puis un travail en sous-groupe autour de 3 thèmes relatifs à la reprise des activités. La constitution de ces trois thèmes s'est faite à partir de :- la lecture de directives ministérielles ;
- la lecture des préconisations des associations françaises, belges, suisses, sénégalaises ;
- la lecture de retour d'expérience qui m'ont été envoyé par des collègues qui travaillent dans des pays ou sites déjà déconfinés ;
- la lecture des questions échangées sur les réseaux sociaux autour des problèmes concrets rencontrés sur la réouverture.
La liste des documents disponibles en ligne (ce n'est pas le cas de tous les documents et échanges consultés) sera ajoutée dans le libguide par la bibliothèque de l'Enssib dès que possible : https://enssib.libguides.com/c.php?g=679447&p=4842963
Ceci a permis de faire ressortir 3 grands ensembles de questions qui concernent non seulement la reprise des activités sur site, mais également la poursuite des activités commencées pendant la confinement. Les questions n'ont rien d'exceptionnel et il en manque certainement, mais elles constituent un cadre de départ pour les échanges qui auront lieu dans les sous-groupes.
L'objectif de l'atelier sera de voir la diversité des propositions concrètes faites en réponse à ces questions par les bibliothécaires participants, et comme toujours d'en souligner les conditions qui facilitent ces propositions ou qui au contraire les fragilisent. Et bien sûr, il ne s'agira pas de discuter de la justesse des solutions des uns et des autres, mais d'avoir un panorama des différentes propositions possibles pour un même problème.
Sous-groupe 1 : Bienvenue à la bibliothèque (retour sur site des personnels et des usagers)
- Equipes : Quel retour sur site des équipes ? Conditions de travail (sanitaires) ? Transformation des profils de poste (plus de télétravail) ? Changement de tâches ? Quels plannings pour quels services ?
- Accueil : Quel accueil des usagers ? Comment on entre dans la bibliothèque (on se lave les mains ? on est masqué ?…) ? Comment on communique au public les restrictions, interdictions, autorisations, et l’ouverture ? Quels horaires ? Quelle jauge ? Quel matériel sanitaire mis à disposition des usagers et où ? Quelle signalétique pour la circulation ? Accueil spécifique pour les personnes en situation de handicap (effet du masque, etc.) ?
- Au-delà de l'accueil sur site : Quel rapport aux nouveaux usagers et aux non-usagers ? Comment on gère de nouvelles inscriptions ? Comment prolonger les réflexions sur la bibliothèque en ligne en termes d'accueil ?
Sous-groupe 2 : Vous reprendrez bien quelques documents ? (collections et ressources)
- Retour : Quel retour des documents et quelle gestion de ce retour : équipe, stockage, lieux de retour, etc. ?
- Emprunt : Quel prêt des documents (et autres choses qui se prêtent) et comment ?
- Consultation : Quel accès aux collections pour consultation ? Quid de la presse ? Quid des ressources numériques ?
- Ressources et médiation numérique / médiation à distance : Comment on continue à favoriser les accès à distance aux collections et aux ressources diverses ? Quels services à distance proposer une fois que les bibliothécaires ont accès aux collections ? Est-ce que la médiation est modifiée du fait de l'accès aux collections par les bibliothécaires ?
Sous-groupe 3 : Habiter la bibliothèque (activités de groupe et occupation des espaces)
- Les groupes : Reprise des activités de groupe avec ou sans partenaires : aide aux devoirs, FLE, classes, formation numérique ? Quelles actions prioritaires ? Possibilité de travailler en groupe à la bibliothèque (carrels) ?
- Les animations : reprise des activités d’animation ? Sous quelle forme pour éviter les rassemblements ? in situ ou hors les murs ? hors les murs de la bibliothèque mais dans d'autres murs ? Nouvelles formes d'animations envisagées ? Poursuite des animations en ligne (notamment pour les personnes qui restent confinées) ?
- L'espace : Quelle circulation dans l’espace de la bibliothèque : Quel accès aux postes informatiques ? Quel accès aux places assises ? aux toilettes ? Quelles actions pour repenser les installations ? Circulation dans le bâtiment ? zones ouvertes et zones fermées ?
Comme à chaque fois, une synthèse sera faite. Comme à chaque fois, cette synthèse ne sera pas un guide pratique pour la réouverture, mais plutôt un état des réflexions des bibliothécaires participants à cet atelier, à un instant I à savoir 5 jours avant le déconfinement.
Merci de votre attention et à tout à l'heure pour le quatrième épisode de ce séminaire.
Raphaëlle
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